Datagedreven werken: een grote wens van veel organisaties. Tegelijkertijd ook een enorme uitdaging, want hoe haal je de meeste waarde uit je data? En hoe zorg je dat medewerkers enthousiast gebruikmaken van dashboards? Wij delen met u dé aanpak om succesvol met datagedreven werken aan de slag te gaan.
Wat is datagedreven werken?
Als de besluitvorming binnen een organisatie gebaseerd is op data en informatie in plaats van op gevoel, spreken we van datagedreven werken.
Om dit te bereiken wordt relevante data met behulp van Business Intelligence (BI) tools omgezet tot concrete stuurinformatie. Door deze op de juiste manier beschikbaar te stellen aan managers en medewerkers, kunnen zij feitelijke beslissingen nemen.
Op die manier wordt uw manier van leidinggeven en werken voortaan gedreven door data.
Dit is dé aanpak om gedreven met data te werken
Bij de implementatie van Business Intelligence en datagedreven werken ligt veel nadruk op de ‘adoptie’ van het nieuwe werkproces.
Echter, de adoptie van nieuwe Business Intelligence processen gebeurt, voor de meeste medewerker, pas aan het einde van het traject. Voordat een nieuw proces geïntroduceerd wordt zijn er al een aantal stappen doorlopen waar medewerker ook bij betrokken kunnen worden. Wij geloven daarom veel meer in coaching van de betrokken medewerkers: van begin tot eind van het project en daarna natuurlijk ook nog verder.
Hoe dat werkt?
Dat leggen we uit aan de hand van de 3 fasen die iedere organisatie doorloopt als ze aan de slag gaat met datagedreven werken.
1. Het voortraject: van commitment tot verwachtingen
De eerste successen kun je al boeken voordat je begint. In het voortraject is het belangrijk om aandacht te besteden aan:
- de verwachtingen die u heeft van datagedreven werken én de bijbehorende BI tool;
- inzichten die u wilt verwerven met behulp van BI;
- type en hoeveelheid data (en eventuele BI tools) waarover de organisatie beschikt;
- kwaliteit en betrouwbaarheid van de data;
- de mogelijkheden van de diverse BI tools;
- commitment binnen de eigen organisatie, vooral van het management.
Let op!
Dit laatste punt kan een echte bottleneck vormen. Als het management niet overtuigd is van het belang van datagedreven werken en/of Business Intelligence, adviseren we u om nog niet van start te gaan met de implementatie. In de praktijk is de slagingskans namelijk minimaal als er vooraf geen commitment aan de top is.
Door de bovenstaande punten uitgebreid intern en met uw BI partner door te nemen, weet u veel beter wat uw organisatie nodig heeft om datagedreven werken tot een succes te maken.
Groot voordeel?
U kunt de opdracht richting uw BI partner beter formuleren, de verwachtingen goed managen en u bent goed voorbereid voor de start van het implementatieproject.
2. De implementatie: over techniek én ambassadeurs
De implementatie van BI tools om gedreven met data te kunnen werken, wordt vaak gezien als een taak van BI- en IT-specialisten.
Een veelgemaakte fout.
Het is verstandig om een breed projectteam op te zetten, waarin de belangrijkste afdelingen zijn vertegenwoordigd. Denk aan sales, HRM, financiën, marketing en ook ICT.
De teamleden vervullen een sleutelrol. Zij maken uit welke data belangrijk is en welke inzichten hun afdeling nodig heeft. Daarnaast zijn ze ambassadeurs die hun afdeling enthousiast moeten maken over de mogelijkheden van Business Intelligence en datagedreven werken. Kies dus altijd voor mensen, die in het project geloven en goed zijn in het meekrijgen van anderen.
Heeft u het projectteam gekozen?
Dan is de volgende stap de techniek én het waarborgen van de datakwaliteit. Beiden moeten goed zijn, anders haken gebruikers direct af.
Een BI consultant helpt u hierbij. Door te zorgen dat dashboards visueel aantrekkelijk zijn, laagdrempelig in gebruik en de juiste informatie vertonen om gestelde doelen te behalen. Ook controleert een consultant de datakwaliteit van de data die in de BI tool wordt ingeladen.
Worden er fouten ontdekt?
Dan kan dit liggen aan de manier van inladen of aan het bronsysteem. Data invoeren is en blijft mensenwerk en daar worden fouten bij gemaakt. Een BI consultant kan samen met u onderzoeken waar de problemen zich voordoen en deze stapsgewijs samen met u oplossen.
3. Uitrol en ingebruikname: van training tot gebruikersmonitoring
Is de BI tool ingericht en geven de dashboards het perfecte inzicht?
Dan is uw organisatie klaar voor de uitrolfase.
Het is verstandig om de uitrol gefaseerd en per afdeling te laten plaatsvinden. Stel u begint met uw salesteam. Dan speelt de salesverantwoordelijke in het projectteam een belangrijke rol om zijn of haar collega’s te enthousiasmeren over het gebruik.
Is uw team snel thuis in nieuwe technieken?
Dan kan de medewerker uit het projectteam zijn collega’s alle uitleg verschaffen.
Hebben uw medewerkers meer moeite met verandering of zijn het verstokte Excel-gebruikers?
Dan adviseren we u om ze een speciale BI training te laten volgen. In zo’n training focussen we niet alleen op de tool en het dashboard, maar juist ook op de meerwaarde van het gebruik ervan voor de medewerker zelf.
Na de uitrol is het zaak dat de medewerkers van de afdeling eerst een tijdje met de dashboards en BI tool werken.
Klopt alles? Missen ze niets? Kunnen ze ermee uit de voeten?
Na een paar weken of maanden is het tijd voor een verbeterslag, zodat de oplossing optimaal werkt en wordt gebruikt.
Dat laatste kunt u overigens checken door middel van gebruikersmonitoring. Wij maken hiervoor rapportages, die we het liefst op regelmatige basis met onze klanten bespreken. In deze rapportages is onder meer te zien hoe vaak uw medewerkers inloggen, welke data ze bekijken en hoelang ze gebruikmaken van de tool.
Hierdoor wordt het eenvoudiger om te sturen op het gebruik van BI, zodat u het datagedreven werken verder kunt implementeren.
De nr. 1 uitdaging voor organisaties bij de overgang naar datagedreven werken
Veranderen is lastig.
Voor iedereen.
Dat is direct ook de grootste uitdaging bij de ingebruikname van BI en de overgang naar datagedreven werken.
Zelfs al is BI helemaal goed ingericht en zijn de dashboards waanzinnig mooi en relevant, dan nog bestaat er een drempel om ze echt te gaan gebruiken.
Daarom is het commitment van het management essentieel, net als het enthousiasme van de ambassadeurs uit het BI projectteam.
Een andere mogelijkheid?
Neem afscheid van oude rapportagesystemen en zorg dat medewerkers de nieuwe tool wel moeten gebruiken. Wijs ze ook op de voordelen ervan en laat de resultaten zien, die behaald worden dankzij besluitvorming gebaseerd op data en informatie.
Tot slot is het belangrijk dat u zich realiseert dat datagedreven werken met Business Intelligence geen eenmalig project is. Continue aandacht is noodzakelijk om te voorkomen dat uw medewerkers terugvallen in hun oude patronen en de KPI dashboards weer links laten liggen.
Ook aan de slag met datagedreven werken en BI?
Wij bespreken graag en geheel vrijblijvend de mogelijkheden voor uw organisatie. Wij hebben de ervaring om u te ondersteunen in het werken met data. Neem vandaag nog contact met ons op via 030 – 633 19 45 of info@visionbi.nl.
