Zes waardevolle argumenten zodat dashboards gebruikt worden?
Merk je in de praktijk dat je dashboard en rapportages niet zo gebruikt worden als je van te voren had verwacht? Je krijgt vragen over datakwaliteit, definities en telkens wordt er om aanpassingen gevraagd. Hoe zorg je er toch voor dat je rapportages en dashboards waarde hebben en gebruikt worden?
In de wereld van Business Intelligence (BI) is het maken van dashboards een cruciale schakel tussen data en besluitvorming. Het maken van een rapport of dashboard krijgt waarde als deze in de praktijk ook gebruikt wordt. Het proces om deze effectieve dashboards te ontwerpen begint vaak met een inventarisatie van de wensen en behoeften van gebruikers.
Dan is het werken met een methode of aanpak dat deze inventarisatie ondersteunt een wenselijk hulpmiddel. Hoewel iedere BI ontwikkelaar het belang van een gestructureerde aanpak onderkent is het in de praktijk van de business een uitdaging om er echt mee te werken.
Gat dichten tussen BI en Business
Met dit artikel willen we het gat dichten tussen de gewenste aanpak en de gehanteerde werkwijze van alle dag. Er wordt vaak voor het goed doornemen van wensen en behoeften weinig tijd vrij gemaakt. Een gestructureerde aanpak wordt over het algemeen niet op waarde geschat. Er wordt vaak gezegd dat het niet nodig is of dat er maar een voorbeeld gemaakt moet worden.
We willen hier een lans breken voor het juist wel werken met een gestructureerde aanpak, zodat je als ontwikkelaar succes kunt hebben met de dashboards die je ontwikkelt. We bieden daarvoor de argumenten waarom een voorbereiding via een Dashboard Ontwikkel Canvas veel voordelen biedt en eigenlijk geen nadelen kent.
Het zal je helpen in het overtuigen van de organisatie van de meerwaarde van zo’n werkwijze. Zeker als ze zien dat het leidt tot dashboards die sneller worden geaccepteerd en beter in gebruik worden genomen.
Het perspectief van de BI ontwikkelaar versus de business
Als je als BI consultants de waarde van een grondige gebruikersinventarisatie inziet, is een methode die dat ondersteunt handig om te hebben. Hoewel het er tot je frustratie in de praktijk dan niet van komt om zo’n methode toe te passen. Je weet dat de kwaliteit omhoog schiet als je met bijvoorbeeld een model canvas kan werken dat dit proces ondersteunt, dat richtlijnen biedt die je nodig hebt om succesvol dashboards te ontwikkelen.
Werken met zo’n aanpak levert vaak vooraf al weerstand op. De feedback vanuit de business is vaak: “Waarom moet ik hier tijd in investeren? Jullie bouwen de dashboards toch?” Deze houding onderstreept een fundamenteel misverstand over de rol en het belang van voorbereiding in het ontwikkelproces van BI-oplossingen.
De investering aan de voorkant loont
Het argument dat aan de voorkant investeren in tijd en aandacht loont, is niet nieuw, maar wordt in de praktijk niet altijd goed ontvangen. Het is cruciaal om te begrijpen dat een goed voorbereide inventarisatie van gebruikerswensen en -behoeften leidt tot:
- Betere Eindproducten: Dashboards die echt aansluiten bij wat de business nodig heeft.
- Efficiëntere Ontwikkelprocessen: Minder tijd verspild aan herzieningen en aanpassingen.
- Kortere Doorlooptijden: Sneller van concept naar implementatie.
- Inzicht en begrip: Door de inventarisatie zal zowel de gebruiker als de ontwikkelaar beter begrijpen wat er ontwikkeld wordt.
- Vastlegging: Door de inventarisatie vast te leggen is het direct gedocumenteerd en wordt support achteraf vergemakkelijkt
- Duidelijke bewaking van de KPI structuur en doelenboom van de organisatie.
Deze punten zijn voordelen en zijn in het belang van zowel de consultants als de business. Het gaat niet alleen om het bouwen van een dashboard zoals je ziet. Met deze punten zijn er voldoende aanknopingspunten die onderstrepen dat er een algemeen belang is om met elkaar volgens een methode samen te werken. Dan wordt de business naar “the next level” getild door een instrument te creëren dat de gebruiker geeft wat er nodig is, informatie die daadwerkelijk waarde toevoegt aan de besluitvormingsprocessen.
Tijd is geld, geldt vooraf en achteraf
Zelfs wanneer de waarde van voorbereiding wordt erkend, is er vaak weerstand tegen het vrijmaken van tijd. Dit benadrukt het belang van niet alleen het communiceren van de voordelen maar ook het aantrekkelijk maken van het proces zelf.
Daarbij is het dus aan te bevelen dat het investeren van tijd in het onderzoeken van de wensen ook door het management wordt benadrukt. Pas met de support van het management en het benadrukken van het belang van een geoptimaliseerd ontwikkelproces kan de werkwijze succesvol zijn.
Door tijd te investeren wordt een BI project een proces waarmee betrokkenheid en gedeelde visie ontstaat. Immers het is bewezen dat hoe eerder fouten in een proces worden voorkomen hoe lager de kosten van ontwikkeling zullen zijn. Het herstellen van niet goed werkende eindproducten leveren immers hogere kosten op. Dan hebben we het maar niet over de het eindeloos doorontwikkelen. Ook kan onbegrip ontstaan door de onduidelijkheid, omdat de business maar niet krijgt wat het nodig heeft.
Waar voor je geld
De gat tussen de een methodische aanpak en de praktische eisen van de business vormt een uitdaging bij de implementatie van effectieve dashboards. Het gaat er niet alleen om dat dashboards worden gebouwd, maar dat ze daadwerkelijk waarde toevoegen aan de organisatie. Het vraagt van alle betrokkenen toewijding om van het proces een succes te maken.
Een investering aan de voorkant is juist geen verloren tijd, maar een essentiële stap naar betere eindproducten en efficiëntere processen. Zo wordt de geïnvesteerde tijd en aandacht eerder omgezet in waarde voor de organisatie.
Wil je meer weten over het dashboard Ontwikkel Canvas? Kijk dan op de site van Valerie Junk voor meer informatie en een gratis exemplaar.
Nieuwsgierig geworden hoe de samenwerking tussen BI team en business tot aansprekend resultaat leidt, kijk hier.