Dagelijks geven onze BI consultants advies over de beste manier om een KPI dashboard in te richten. Onder de noemer ‘practice what you preach’ kunnen we zelf natuurlijk niet achterblijven. Daarom testen we nieuwe features, updates en innovaties eerst intern uit in onze eigen BI omgeving. Vandaag openen we de deuren van onze BI keuken. We laten u niet alleen zien welke dashboards wij zelf gebruiken, maar delen ook onze grootste uitdaging bij de inrichting ervan.
Van databron naar dashboard
Vrijwel al onze dashboards zijn gebaseerd op data die zich in Exact Online bevindt: van CRM tot projectmanagement en van boekhouding tot HRM.
Daarin zijn we zeker niet de enige; veel bedrijven maken gebruik van een financieel pakket zoals Exact Online. Het biedt ongekende mogelijkheden, maar qua rapportage en dashboarding is het nu eenmaal geen BI tool.
Waarom niet?
Een concreet voorbeeld: iedere medewerker kan in Exact zijn eigen planning zien, maar je hebt geen inzicht in de planning van je projectcollega’s. Ook kun je niet snel zien voor welke klanten anderen werken of hoeveel facturabele uren nog open staan in een project, terwijl dit essentieel is voor de planning en tussentijdse evaluatie.
Het dashboard met de grootste wow-factor
Tijdens demo’s van Business Intelligence oplossingen laten we ook vaak onze eigen interne dashboards zien. Van één dashboard in het bijzonder worden klanten enthousiast; het urenbestedingsdashboard.
Hierin vind je door middel van een staafdiagram aangegeven hoeveel uren er in een project te besteden zijn. Daardoorheen loopt een lijn waarin je per medewerker ziet hoeveel uren er daadwerkelijk besteed zijn tot nu toe. Als die lijn halverwege het project plots scherp afloopt of juist helemaal gelijk blijft, gaan we direct in gesprek met de klant.
Organisaties die dit dashboard zien, willen het zelf ook hebben. Het geeft in één oogopslag zoveel informatie over de urenbesteding in de organisatie en dat werkt heel verhelderend.
Onze 4 meest gebruikte dashboards
Hieronder de 4 KPI dashboards die we intern het meest gebruiken op een rij.
Projectplanning en urenbesteding
Dit is een heel belangrijk dashboard voor ons. Het bevat de planning van de projecten en de urenbesteding van alle consultants. Zo kunnen we in één oogopslag zien wat het percentage aan facturabele uren is en waar er mogelijk problemen in de planning ontstaan in een drukke periode.
Dit dashboard wordt wekelijks met alle collega’s gedeeld, zodat iedereen weet voor welke klanten we werken, hoe de planning is ingevuld en wat de status van de projecten is. Het geeft inzicht in waar we nu staan en waar we met elkaar heen gaan.
Vakantieplanning
In Exact Online geeft iedereen zijn of haar vakantiedagen door. Daar hebben collega’s echter van elkaar geen inzage in.
Niet praktisch!
Daarom hebben we een KPI dashboard gemaakt met daarin de volledige vakantieplanning van iedereen. Deze is gekoppeld aan onze gezamenlijke workspace in Teams. Nu kan iedereen centraal zien wie er wanneer afwezig is en dat is heel handig bij het plannen van afspraken.
Goede doelen dashboard
Elk kwartaal kiezen we intern een goed doel, waaraan we een bedrag per facturabel uur doneren.
Leuk, maar nog erg abstract.
Daarom tonen we in het dashboard concreet wat er met dat geld gedaan wordt. Bijvoorbeeld het aantal bomen of voedselpakketten dat we al verzameld hebben door er met z’n allen hard voor te werken.
Dat motiveert!
Certificaten dashboard
In dit dashboard staat precies wie welke Microsoft certificaten heeft behaald. Zo houden we bij of iedereen nog steeds over de juiste kennis en vaardigheden beschikt en welke kennis wellicht nog ontbreekt.
Klanten die specifieke kennis of certificaten vereisen, kunnen we op die manier snel koppelen aan de juiste consultant.
Dit levert onze BI omgeving intern op
Dankzij de KPI dashboards zijn collega’s meer betrokken bij projecten. Wekelijks delen we de voortgang met elkaar, waardoor iedereen up-to-date is.
Medewerkers ontvangen het dashboard met een korte toelichting automatisch in hun mailbox. Dat blijkt in de praktijk beter te werken dan een bericht op SharePoint of in Teams.
Ook een mooi resultaat:
Dankzij het continue inzicht hoeven we veel minder tijd te besteden aan onderlinge updates over de status van projecten en de voortgang ervan.
Dit levert onze BI omgeving voor klanten op
Niet alleen intern hebben we profijt van de KPI dashboards. Doordat we beter zicht hebben op onze planning kunnen we sneller actie ondernemen als er iets spaak loopt bij de klant. Bijvoorbeeld als de projecturen sneller dan gepland worden verbruikt of als er juist te weinig uren zijn ingepland.
Door afwijkingen snel te signaleren, kun je vroegtijdig in gesprek gaan en samen aan een oplossing werken.
Een ander groot voordeel?
Door alle innovaties, updates en features eerst in onze eigen BI omgeving uit te proberen, hebben we de techniek helemaal onder de knie als we het bij een klant implementeren.
Fouten maken en experimenteren met verschillende opties doen we dus lekker in onze eigen proeftuin.
De grootste uitdaging bij het inrichten van onze dashboards
Net als voor de meeste organisaties die met BI werken, vormt datakwaliteit ook bij ons de grootste uitdaging. Als de data niet helemaal goed in Exact Online staat ingevuld, kunnen we deze niet uitlezen of bevat het dashboard fouten. Soms kunnen we dat oplossen door het proces te wijzigen, maar dat lukt niet altijd.
Intern besteden we daarom veel aandacht aan het juist invullen van de brondata, maar het is en blijft mensenwerk.
Nieuwsgierig naar de mogelijkheden?
Wij geven met genoegen en geheel vrijblijvend een demonstratie van onze dashboards. Vraag vandaag nog een gratis Power BI demo aan en maak nader kennis met de kracht van KPI dashboards.
