Snel detail en diepgravend inzicht in je kosten met de Power BI Decomposition Tree
Veel managers worstelen met het verkrijgen van inzicht in de details van de beschikbare gegevens. Financiële systemen vragen om begrip van de boekhouding. Excel sheets zijn ook niet altijd de meest geschikte oplossing. Vragen aan de controller is dan vaak de gekozen route. Die controllers zijn vaak weer volop bezet. Te druk met het vinden van antwoorden op al die vragen.
Er kan veel tijd en energie bespaart worden. Dat kan als managers zelf kunnen uitzoeken hoe het zit. Als ze zonder kennis van onderliggende systemen makkelijk kunnen analyseren hoe kosten zijn opgebouwd of waar je salesresultaat uit bestaat. Dat vraagt normaal gesproken training en uitleg.
Drill down geeft vaak niet het gewenste overzicht
Om dit te verhelpen wordt in organisaties gebruik gemaakt van een Business Intelligence systeem. Hiermee wordt informatie in hapklare brokken gepresenteerd in rapportages en dashboards. Daarin worden managers geholpen. Daarin kunnen ze met een Drill Down details bekijken. Of men heeft daarin specifieke detail rapporten.
Het komt natuurlijk ook voor dat de Drill Down mogelijkheid helemaal niet geboden wordt. Dan heeft de gebruiker überhaupt geen mogelijkheid om zelf met de data aan de slag te gaan. Onderzoeken waar kansen of bedreigingen liggen kan dan niet. Risico is dat men het onderzoek helemaal niet doet. Zo kan er geen actie ondernomen worden op basis van verkregen inzicht. Hoe maak je op een eenvoudige manier details beschikbaar?
Een doorkijk in je data van top tot teen.
Er is nu een oplossing beschikbaar. Sinds kort heeft Power BI namelijk een nieuwe feature. De zogenaamde ‘Uitgevouwen structuur’ of decomposition tree. Dit is een interessante optie om data door gebruikers te laten onderzoeken. Ze krijgen toch details te zien zonder dat ze ‘uit de bocht kunnen vliegen’. Het is hiermee kinderlijk eenvoudig voor gebruikers om met een paar klikken de details van bovenliggende gegevens te achterhalen. Niet alleen zien ze de details, ook de relatie van gegevens wordt mooi visueel weergegeven.
Wat is de Decomposition Tree in Power BI?
Met de decomposition ree is het mogelijk om vanuit een enkel gegeven exact te zien hoe deze uit meerdere gegevens is samengesteld. Door de slimme weergave in een boomstructuur is snel te achterhalen welke posten bijdragen in het totaal. Tussen de posten bevinden zich verbindingslijnen om de relatie van gegevens in beeld te brengen. Hiermee kan dus zogenaamde root cause analyses worden gedaan. Het biedt de mogelijkheid om ad-hoc analyses uit te voeren.
bron: https://docs.microsoft.com
Standaard in Power BI
De decomposition tree is een standaard visual van Power BI. Het is te vinden in de visuals keuze sectie. Zodra je de visual in gebruik hebt zijn er net als bij andere visuals verschillende instellingen te doen.
Is het moeilijk om de Decomposition Tree te gebruiken?
Het is heel gemakkelijk om de decomposition tree te gebruiken. Zowel als keyuser als voor de eindgebruiker. Het is een standaard visualisatie in Power BI. Het is daarom voor de keyuser gemakkelijk om te experimenteren met het gebruik en inzet van deze visual. Voor de gebruiker is het snel te leren om er mee te werken.
Door op de gegevens te klikken worden de subgegevens overzichtelijk in een ‘boom’ getoond. De samenhang en opbouw van de gegevens is makkelijk te zien. Bij een zogenaamde drill down is dat vaak veel lastiger. Daarmee gaat een gebruiker naar een dieper niveau. Het bovenliggende niveau verdwijnt dan uit het zicht. Dat is niet handig in alle situaties.
Ad hoc analyse
De decomposition tree maakt het eenvoudig om data diepgravend te analyseren. In een beeld geeft het een breakdown van een gegeven in de onderliggende details weer. Met een drill-down ga je van een bovenliggend niveau naar een onderliggend niveau. Waarmee het totaaloverzicht uit beeld verdwijnt. Hier blijft alles van boven tot beneden in een beeld zichtbaar.
bron: https://docs.microsoft.com
Slimme analyses en afwijkende gegevens
Naast een handmatige analyse kan de decomposition tree ook slimme analyses doen. Zo kan het bijvoorbeeld de top 10% van de posten laten zien die positief of een negatief bijdragen. Handig als men zoekt naar details en alleen de uitschieters wil zien.
Ook kan deze analysemethode simpel zowel de hoogste als laagste gegevens tonen. Deze zogenaamde outliers, of buitenbeentjes, worden dan door Power BI automatisch geselecteerd. Hiermee krijg je dus snel te zien waar de hoogste en laagste waarde uit bestaan. Het maakt het analyseren van de gegevens een peulenschil.
Waar en wanneer gebruik je de decomposition tree in Power BI?
Nu kan de vraag zijn of de decomposition tree overal gebruikt moet worden. Dat is niet ons advies. De inzet van een visual wordt bepaald door goed te achterhalen wat een gebruiker verwacht van een rapport of dashboard. Gebruik hem daar waar analisten verder mogen zoeken. Kies een item waar normaliter veel vragen zijn. Pak dat punt waar anders weer om nieuwe rapportages gevraagd wordt. Kijk en bedenk of een visual het ‘verhaal’ vertelt dat de gebruiker nodig heeft. Dat blijft de kern van het ontwikkelen van rapportages en dashboards. Zet de decomposition tree in daar waar het effect het grootst is.
De decomposition tree is er om visueel te analyseren. Dat is niet voor iedereen gewenst. Voor managers of analisten is het fijn als men zelf kan zoeken naar de meest relevante gegevens. Dus daar waar verder gezocht kan en mag worden kan de decomposition tree worden ingezet. Dan is de kans op adoptie en optimaal gebruik het grootst.
Wil je gebruiker meer bij de hand nemen? Dan zijn er andere mogelijkheden om de gebruiker te stimuleren in het onderzoeken en verduidelijken van data. Denk aan de hover-over, de drill down of een drill through naar een ander rapport. Hiermee kun je als ontwikkelaar gerichter sturen waar uitleg te vinden is. Misschien zoekt de gebruiker wel naar een bredere uitleg of gerichte verklaring van gegevens. Dan biedt een apart rapport een mogelijkheid om breder gegevens ter beschikking te stellen. De decomposition is dan niet altijd de meest geschikte visualisatie.
Aan de slag
De Power BI decomposition tree is een handige en waardevolle toevoeging aan Power BI. Hiermee biedt Power BI overzicht in het onderzoekspad. Het geeft analisten de vrijheid om te onderzoeken en achterhalen waar resultaten door ontstaan. Het is een waardevolle en interessante nieuwe feature. Ga er lekker mee aan de slag en experimenteer er eens mee. Leuk om te ervaren wat kan. Interessant om te zien hoe de Power BI decomposition tree gebruikers kan ondersteunen in hun analyse mogelijkheden.
Voor meer tips over het gebruik van Power BI kijk op ons blog, meld u aan voor onze nieuwsbrief of volg ons op Linkedin.
Voor meer informatie over het gebruik kijk ook op docs.microsoft.com
