De geheimen van een opvoedkundige filosofie voor de perfecte datacultuur.
Meer data, meer informatie, sneller reageren. Er is steeds meer te doen om data slim in te zetten. De ontwikkeling van AI heeft daar weer een nieuwe dimensie aan toegevoegd. Hierdoor neemt het aantal mogelijkheden en ideeën om data in te zetten in rap tempo verder toe.
Het is natuurlijk duidelijk dat het super belangrijk is dat je betrouwbare data nodig hebt voor de juiste informatie en het nemen van strategische beslissingen.
De vraag blijft vaak wel hoe je zorgt dat er zonder stress informatievoorziening is die als een goed geoliede machine werkt? Het antwoord ligt misschien wel in een onverwachte hoek: de opvoedkundige principes van rust, reinheid en regelmaat. Je kent deze uitdrukking misschien wel van het consultatiebureau voor baby’s en kinderen. Florence Nightingale, de grondlegger van de moderne verpleegkunde, benadrukte al het belang van deze drie R’s voor een goede gezondheid. In de wereld van data en business intelligence lijken deze principes net zo waardevol te zijn.
We hebben makkelijk toepasbare adviezen en tips voor je om met de drie R’s een succes te maken van je informatievoorziening en datacultuur.
Rust: Creëer overzicht en vertrouwen
Kinderen hebben rust nodig om te kunnen groeien en te weten waar ze aan toe zijn. Net als bij de opvoeding van kinderen, is creëren van rust een voorwaarde voor een duidelijke en gezonde cultuur om met data te werken. Door heldere afspraken en structuren te implementeren, creëer je overzicht en rust in het werken met data. Dit betekent:
- Definieer duidelijke rollen en verantwoordelijkheden binnen het informatiemanagement en creëer een team om de informatievoorziening heen.
- Stel heldere datakwaliteitsstandaarden en -definities op en communiceer deze naar alle betrokkenen
- Maak afspraken over de huisstijl, de frequentie en onderhoud van rapportages.
- Voorkom ruis en verwarring door van tevoren te bepalen welke kanalen en protocollen gebruikt gaan worden voor het delen van informatie, het verzoek voor aanpassingen en het melden van problemen.
Door rust te creëren, weten mensen precies wat ze kunnen verwachten. Dit is een basisvoorwaarde om te vertrouwen in de informatie die ze voorgelegd krijgen.
Reinheid: Waarborg datakwaliteit en consistentie
Reinheid staat voor datakwaliteit en -consistentie. Net zoals je kinderen leert om hygiënisch te zijn en hun kamer netjes te houden, moet je ervoor zorgen dat ook data schoon en opgeruimd is. Dit betekent:
- Implementeer datakwaliteitscontroles en validatieregels
- Monitor de datastromen om verstoringen daarin direct te achterhalen
- Zorg voor een duidelijk databeleid, hoe wordt data beheerd en nog belangrijker, wie is verantwoordelijk?
- Maak gebruik van gestandaardiseerde datamodellen en definities, hierdoor gebruikt iedereen dezelfde definities en worden misverstanden voorkomen.
Een schone dataset is als een opgeruimde kinderkamer: je kunt alles snel vinden en er is geen risico op struikelen over rondslingerende speelgoed (of in dit geval, foute data).
Regelmaat: Zorg voor ritme en cadans
Regelmaat brengt ritme en cadans in de informatievoorziening. Een orkest of band kan alleen goede muziek maken als er duidelijke afspraken zijn. Dan kan het feest echt losbarsten. Zo swingt de datacultuur bij regelmaat, afspraken en dus een voorspelbare aanpak:
- Stel een duidelijke overlegstructuur op met vaste momenten voor afstemming en besluitvorming
- Maak afspraken over de frequentie van data-updates en veranderingen aan rapportages
- Zorg voor regelmatige training en kennisdeling binnen het team, hierdoor blijft iedereen op de hoogte van de laatste tools, technieken en beste werkwijze.
- Evalueer periodiek samen of de processen, rapportages en communicatie voldoen aan de verwachtingen en pak eventuele knelpunten vroegtijdig aan.
Door regelmaat te creëren, weet iedereen wat er wanneer van hen verwacht wordt en ontstaat er een soepele samenwerking.
Hoe pak je dit aan?
Het implementeren van “rust, reinheid en regelmaat” in je organisatie is een proces dat tijd en toewijding vergt. Toch zul je door stap voor stap te werk te gaan, al snel resultaat zien:
- Breng de huidige situatie in kaart en identificeer mogelijkheden, risico’s en verbeterpunten
- Stel samen een duidelijk plan op met concrete doelstellingen en acties
- Communiceer het plan naar alle betrokkenen en zorg voor draagvlak
- Start met het werken volgende het plan en monitor de voortgang regelmatig
- Evalueer en stuur bij waar dat nodig is.
Een algemene tip is om het niet alleen te doen. Alleen gaat misschien sneller en juist samen kom je verder. Rome is ook niet in één dag gebouwd, en dat geldt ook voor een solide datacultuur en informatievoorziening. Maar met rust, reinheid en regelmaat als kompas, kom je er zeker weten!
Waardevol advies
Dit artikel is bedoeld als inspiratie om informatievoorziening en de cultuur daaromheen goed te regelen. Daarin is het voorbeeld van Rust, reinheid en regelmaat een laagdrempelige verwijzing naar onze kinderjaren. Hoewel we allemaal opgroeien en onze eigen wegen inslaan zijn de 3 R’s een, naar ons idee, interessante insteek om informatievoorziening en business intelligence te managen. Het dient als voorbeeld en ter inspiratie. Al zeggen we het zelf, de gegeven adviezen zijn ook rondom de inzet van data en informatievoorziening zeer waardevol.
Daarmee creëer je een omgeving waarin mensen vertrouwen hebben in de informatie die ze voorgelegd krijgen en waarin samenwerking en datakwaliteit centraal staan. Dus rol je mouwen op, pak die bezem en ga aan de slag! Met een beetje humor en doorzettingsvermogen komt die gestroomlijnde datacultuur er wel.
