BI tools zijn speciaal gemaakt voor het ophalen, bewerken en tonen van data in rapportages en dashboards. De BI Tools tonen data die vaak in databases en Data Warehouses zijn opgeslagen. Door slimme methoden wordt data gebruik zo gestandaardiseerd en werkt met vanuit een bron van de feiten. Zo wordt het mogelijk om op verschillende bedrijfsprocessen periodiek, bijvoorbeeld dagelijks, gepersonaliseerde informatie te tonen. De dashboarden ondersteunen de gebruiker in het uitvoeren van zijn werkzaamheden.
Soorten BI Tools
BI Tools vallen uiteen in een aantal categorieën. Er zijn tools specifiek gemaakt voor het ophalen van data, deze te transformeren en weg te schrijven voor verder gebruik. Dit zijn de zogenaamde ETL tools. Een voorbeeld van een dergelijke tool is Microsoft SSIS. Er zijn ook producten die helpen om data op te schonen en betrouwbaar te maken, zogenaamde data cleansing tools. Tot slot zijn er mogelijkheden om de data te verwerken in rapporten en dashboards. Dit zijn de zogenaamde BI platformen, waarvan Yellowfin een voorbeeld is. Een veel gehoorde term hierin is het Self Service BI tool. Hiermee is het in principe voor iedere eindgebruiker mogelijk om zelf zijn of haar dashboards samen te stellen. Hiermee heeft de gebruiker de informatie tot zijn beschikking om zijn dagelijkse werkzaamheden uit te voeren. De BI Tools worden door de BI consultant geselecteerd en geïmplementeerd.
Functionaliteit
Hedendaagse Business intelligence oplossingen zijn zowel in de cloud als on premise te gebruiken. Goede tools beschikken over de mogelijkheid om gebruikers individueel informatie te geven die op hen is afgestemd. Deze informatie kan in PDF, Excel, CSV worden geëxporteerd. Ook is het prettig als gemaakte rapporten per email of op basis van een schedule cq planning automatisch worden verstuurd. Dit bespaart tijd. Ook is Single Sign On een standaard die erg belangrijk is. Het gebruik van de tool moet gemakkelijk en laagdrempelig zijn.
BI tools implementeren en gebruiken
Om optimaal gebruik te maken van de kracht van informatie is het belangrijk BI tools goed te implementeren. Daarvoor is het belangrijk allereerst vast te stellen welke behoeften gebruikers hebben. Op welk moment hebben wij de informatie nodig en hoe willen zij de informatie aangereikt krijgen. Voor het leveren van informatie zijn legio mogelijkheden. Zo kan men ervoor kiezen de rapporten in mail of geprint te gebruiken. Natuurlijk kan dit ook met dashboards. Of kiest men voor het ontsluiten van de informatie op tablet of mobiele telefoon?
Diverse markten
Vaak wordt het implementeren van de BI Tools gedaan aan de hand van een duidelijke markt of sector benadering. Hierdoor wordt de tijd van implementatie sterk bekort.
